Telefon Konferanslarına Etkili Hazırlık

Stajımın ilk ayını tamamlamak üzereydim. Şefim benden yaklaşık 50 üst düzeyde uzmanın bulunacağı bir telefon konferansını online platformda modere etmemi istedi. Ama modere etmek tam anlamıyla hangi görevleri içeriyordu? Nasıl bir hazırlık aşaması beni bekliyordu? İlk başta yaşamış olduğum belirsizlik, sıkı bir hazırlık aşamasından sonra netlik kazandı ve konferans sırasında kendine güvenli bir ses tonuna dönüştü. Telefon konferanslarını etkili yönetmek için, aşağıdaki noktaları gözden geçirdim.

Telefon konferansından önce:

Telefon konferansının konusu ve amacı
Konferans ile ilgili çalışmama başlayabilmek için ilk ihtiyacım olan bu görüşmenin içeriğinin ne olduğu ve sonunda nasıl bir sonuca ulaşılmamız gerektiği idi.

Katılımcı listesi
Daha sonra konferansa katılacakların sayısı ve profili hakkında bilgi topladım. Ne tür bir kitleye konuşacaktım? Bir katılımcı listesı hazırladım ve Outlook’ta kaydettim.

Telefon konferansı için davet gönderme
Telefon konferansı için bir buçuk ay kadar önceden katılımcılara bilgi gönderdim. Örneğin sekiz kişiden oluşan haftalık takım toplantınız için telefon konferansı düzenleyecekseniz bu pek sorun olmayabilir ama daha büyük gruplarda konferans tarihini önceden planlamalısınız. Eğer içerik hakkında daha geliştirecekleriniz varsa bile, görüşme tarihini önceden bildirerek tarihi Outlook takviminlerinde kaydetmelerini sağlarsınız. Ancak uluslararası katılımcıları göz önünde bulundurmanızı, mümkünse bir sabah bir de öğleden sonra olmak üzere iki oturum sunmanızı öneririm.

Telefon konferansı gündemini belirleme ve katılımcılara iletme
Bir sonraki aşamada görüşmenin ajandasını hazırladım. Konuşmacıları, süreleri ve konularıyla  – varsa sunumlarını da ekleyerek bir belge oluşturdum.

Telefon konferansından esnasında – İşte şimdi başlıyor!

  • 15 dakika öncesinden kodumla numarayı çevirdim ve hazırlıkları tamamladım.
  • Öncelikle ilk telefonu çevirenleri selamladım ve tam adımı söyledim. Hep telefona bakarak konuştum :)
  • Diğer tüm katılımcılar tamamlanana kadar, hatta olanlarla ufak sorular yönlendirerek konuşma yaptım. Bu kısım genel olarak çok da hoş olmayan o iki taraflı sessizliği bozma amaçlı oldu. Hem benim stresim azaldı, hem de karşımdakileri biraz daha tanıdım.
  • Herkes tamamlandıktan sonra, kısaca telefon konferansındaki kuralları anlattım. Eş zamanlı olarak Adobe Flash Meeting platformundan ekranımızı paylaştığımız için, takiplerinde teknik sorunlar olup olmadığını kontrol ettim. Bir katılımcı programı yüklemede sorun yaşadı ve buna önlem olarak da hemen sunumumuzu email ile gönderdim.
  • Teknik sorunlar dikkat!
    Telefon konferansı sırasında gözden kesinlikle kaçmaması gereken sesin kalitesinin kontrolü ve olası tersliklere karşı önlem alınmasıdır. Bundan kaçınmak için katılımcılara telefonlarını sessiz konuma ayarlamalarını en başta bildirdim. Tabii ki her konu sonrasında soruları için ara vereceğimizi de..
  • Bu kısa kuralları birdirdikten sonra kendimi tanıttım, kısaca gündemi sundum ve platformu ilk konuyu sunacak iş arkadaşıma devrettim. Benim modere ettiğim bu konferansa yaklaşık 40 kişi katılmıştı ve tabii ki kendini tanıtma kısmını burada atladık. Ancak  örneğin proje telefon konferanslarında herkes kendi adını soyadını, departmanını ve bulunduğu şirket ünitesi ve lokasyonunu bildirmelidir. Karşılıklı güveni oluşturmak, birbirini iyi tanımakla başlar.

Konferansın bitiminden sonra – Motivasyonu sürdürme sırası!
Telefon konferansı devam ederken ben tabii ki gerekli notlarımı aldım, özet sonuçları içeren bir şekilde dokümantasyonu hazırladım. Katılanlara bu konferans notunu bir sonraki aşamaları da bildiren bir şekilde email ile gönderdim.

İşte iş yaşamımızda günden güne sık sık kullandığımız, farklı yerlerde bulunan takım üyelerini aynı platformda birleştiren telefon konferansları; etkili planlama, kritik durumları yönetebilme ve sonuçları düzenli bildirme ile artık takım başarısına sürekli artan bir katkı sağlamakta. Sanal toplantılarımıza hazırlık için gerekli zamanı önceden ayırırsak, görüşmenin amacını da böylelikle karşı tarafa iyi bir  hazırlıkla iletmiş olur ve daha iyi sonuçlar elde ederiz.

This entry was posted in Web 2.0, Social Media and Communication. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

* Copy this password:

* Type or paste password here: